Вряд ли кто-то сможет представить вам полное руководство по организации событий, где от «А» до «Я» в деталях будет прописан весь перечень действий, следуя которым вы проведете event мероприятие, а вы / ваши клиенты /сотрудники / друзья останутся довольными. Скажем откровенно, такого руководства вообще не существует, и причин здесь несколько. Первая — у людей разные вкусы, которые зачастую постоянно меняются. Вторая — мир не стоит на месте, появляются новые технологии, новые форматы развлечений, отдыха, празднования. И совершенно естественно, что каждый ивент — это уникальное событие со своими уникальными целями, задачами и решениями.

Организация мероприятий

Организация ивента – это очень сложный и трудоемкий процесс по синхронизации огромной системы. Она состоит из большого количества элементов: гости, ведущие, артисты, техники, хостесс, охрана, музыканты, пиротехники, водители, органы городской власти, спонсоры и многие другие. И всегда нужно помнить, что каждый из элементов этой системы прежде всего — человек. А спрогнозировать поведение того или иного человека очень трудно, если он вдруг попадает в форс-мажерные обстоятельства- особенно в условиях повышенной ответственности.

Сложность организации мероприятий заключается еще и в том, что, как в процессе подготовки, так и в ходе проведения мероприятия обстоятельства могут меняться (пошел дождь, пробки на дорогах, настроение клиента и тп.). И в таких случаях приходится подключать весь имеющийся здравый смысл и просто импровизировать, исходя из поставленной задачи, общей концепции мероприятия и изменившейся ситуации.

Так что либо наймите профессионалов, конечно же рекомендуем нас в городе Сочи, либо запаситесь терпением и будьте готовы к «сюрпризам». Главное, не смотря на кажущуюся сложность и разнообразие действий при подготовке и реализации ивентов, сохранять здравый смысл, не паниковать и спокойно решать вопросы по мере их возникновения.

Разработка мероприятия

Разработка мероприятия или так называемое ивент планирование — это процесс создания последовательного алгоритма действий по решению поставленной задачи. Поэтому крайне важно, приступая к планированию любого события, определить для чего это мероприятие необходимо, какие преследуются цели и какого результата хотим добиться мы и заказчики. Именно от этого понимания зависит структура ивента, его наполнение и, соответственно, эффективность.

Конечно, при организации частных мероприятий, будь то свадьба, банкет или мальчишник, эти вопросы сильно упрощаются, но в корпоративной культуре, зачастую имеют качественные и/или цифровые выражения. Например, увеличить уровень узнаваемости компании и ее брендов, сформировать или укрепить имидж компании, ее товаров, услуг, выделиться среди конкурентов, сплотить коллектив и другие.

Правила эффективного event планирования

Дэвид Рич или как его еще называют гуру маркетенига, ветеран event маркетинга, старший вице-президент компании George P. Johnson Experience Marketing, известного в США маркетингового агентства выделяет 8 правил эффективного event-планирования:

1) На самом раннем этапе подготовки к мероприятию подключите к процессу всех заинтересованных лиц: партнеров, спонсоров, подрядчиков и других. Прежде чем приступать к реализации и активным действиям по подготовке мероприятия, выработайте стратегию сотрудничества с каждым из них. Постарайтесь сделать так, чтобы действия каждой из сторон были согласованы и, в конечном счете, служили достижению поставленной цели.

2) Сформулируйте четкие цели и задачи. Об этом мы уже говорили ранее.

3) Разработайте не просто стратегию, а эффективную стратегию. Существует много способов достижения поставленной цели, но самым лучшим является тот, который позволит работать наиболее эффективно с наименьшим количеством затрат. Таким образом, вы достигнете сразу двух ключевых показателей: эффективности и результативности.

От себя хотим выделить несколько советов по оптимизации бюджета мероприятия.

• • • Начинайте работы по разработке и проведению вашего мероприятия как можно раньше. Ошибка в тайминге работ может увеличить статьи расходов за счет срочности их выполнения.
    • Старайтесь сотрудничать с меньшим количеством подрядчиков. Несколько видов работ заказанных у одного подрядчика позволяют получать значительные скидки. Оптимальное количество подрядчиков – одно агентство, которое сделает все работы «под ключ». Например, агентство AG Beauty Events.
    • В тех случаях, где это возможно, старайтесь использовать собственные ресурсы вашей компании.
    • При составлении бюджета учитывайте возможные риски и всегда закладывайте «свободные деньги», которые в любой момент можно будет использовать в качестве «спасательного круга». Практика показывает, что обычно заранее предусмотреть все возможные расходы практически невозможно.

4) Разложите стратегию на миллион деталей, происходящих в течение тысячи секунд, каждая из которых либо приблизит вас к цели, либо отдалит от нее на несколько шагов. Хорошо разработанная стратегия, без эффективного креативного плана, помогающего воплотить ее в жизнь, ведет к провалу. Именно поэтому еще в процессе подготовки к мероприятию важно продумать каждую деталь плана. Если хоть одна из деталей не вписывается в концепцию общего замысла, немедленно устраните ошибку, пока она не стала фатальной для всего вашего мероприятия.

В этом пункте хотим согласиться с каждым словом Дейвида и добавить, что сценарий (детальный план всего мероприятия) должен учитывать абсолютно всё: концепцию мероприятия, количество и специфику приглашенных гостей, работу всех подрядчиков, особенности локации, все этапы мероприятия и время, которое они занимают и многое другое. Имея под рукой подробный сценарий с поминутным таймингом и возможными вариантами развития событий, вы и/или ваш партнер-агентство, сможет эффективно контролировать происходящее.

5) Учитывайте уровень культурного развития и потребности аудитории. Если вы сможете дать зрителю / участнику ощущение собственной уникальности и значимости, он будет безмерно благодарен.

6) На первом месте должен быть интерактивный дизайн, на втором – дизайн окружения. Согласно истине, что «каждое действие рождает противодействие», именно действие способно пробудить незамедлительную реакцию публики. Позвольте интерактивности быть главной изюминкой вашего мероприятия, а декор, музыкальное сопровождение и оригинальные закуски станут прекрасным дополнением к происходящему.

7) Измеряйте результат. Результатом при этом будет не просто впечатление зрителей / участников вашего мероприятия, а конкретные показатели, которые были достигнуты благодаря проведенному мероприятию.

8) Продемонстрируйте результат всем сторонам, участвовавшим в организации мероприятия. Вы можете создать презентацию, начальные слайды которой будут посвящены конкретным численным показателям, а в конце вы напомните, что все стало возможным благодаря трем вещам: ясным задачам и целям, эффективной стратегии и четкому креативному плану, который помог воплотить задуманное.

Хотим отметить, что для нас как для event агентства, всегда очень важны 2 последних пункта, где, по сути, происходит оценка эффективности нашей работы, показывающая возможности дальнейшего совершенствования. И, так как «нет предела совершенству», то всегда есть процессы которые можно улучшить, тем самым предоставить еще более качественные сервисы нашим клиентам.

Конечно, невозможно в рамках одного блог-поста осветить все тонкости организации мероприятий. Можно также говорить и о типах мероприятий, и о важности мозгового штурма, о способах выбора идей, рекламной поддержки событий, способах координации действий и других аспектах. Мы постараемся в будущем осветить эти темы на страницах нашего блога.

Надеемся, что данный пост был вам чем-то полезен. А если у вас есть потребность провести мероприятие и избавить себя от лишних хлопот, то с удовольствием поможем вам исполнить все задуманное на высшем уровне.

При описании правил Дэвида Рича были использованы материалы bizbash.com